どんな職場でも重要な伝え方のコツ

いつの時代でも、どの職場でも、会社(上司）はわかってくれない、と飲み会でグチっていませんか？

かつての僕も会社は全然わかってくれない、こんな簡単なことをどうして採用してくれないだろうと、周りにグチってばかりいました。ところが、管理職を持つ立場になると、部下の提案が非常に分かりにくい。いつも提案書を直してばかりになるんですよね。

特に事業部に所属してからは、何も知らない役員に理解してもらう必要が出てきます。論理性や客観性は本当に意識して資料を作るようになりましたね。

ここでは、会社(上司）がわかってくれる、動いてくれる伝え方・書類の作り方のコツをまとめたいと思います。

伝えることの目的

人はなぜ話すのでしょうか？行動には目的があり、目的とは何かの状況に変化を起こすことです。行動を起こした結果、状況が何も変化していなければ、その行動は失敗もしくは無意味だったということになりますよね。

つまり、人が人に何かを伝えることの目的は、自分が望む行動を相手が起こすことです。会社であれば、新規事業の承認、新商品リリースの承認、計画の修正、などなど。残念ながら、会社の承認・許可無くして自分のやりたい仕事はできません・・。もちろん、上司から会社に承認をお願いするので、上司に伝わらなければ、会社にも伝わらないのです。

転職面接でも役に立ちますので、ぜひ伝える技術を身につけましょう。

まず、結論から話す。聞かれた事に答える。

中間管理職である上司はメンバーが想像する以上に超多忙です。組織のマネジメント、役員からの急なメール、どうでも良さそうな会社内の手続き、などなどʕ⁎̯͡⁎ʔ༄。忙しい時に、メンバーがまどろっこしい話をすると結論から話してくれ、頼むよ！と言いたくなります。

ひょっとすると、あなたの上司も言っていることがまどろこしい・・と感じているかも？

例えば、「上司が今月は売上計画を達成できそうか？」と尋ねた時に、「仕入れが遅れています。」などなど、理由や状況の説明から始めていませんか？

このような質問が出た際には、まず「今月売上計画に対してマイナス20億円です。」「理由は、原材料仕入れがが遅れたためです。」など数字で答えましょう。

話す順序：結論→理由→根拠（理由の裏付け）→まとめ

話す順序は、

結論(お願いしたいこと）
その理由
根拠（理由の裏付け）
まとめ

です。

書類フォーマット自体をこの順序で作成してしまうこともおすすめです。

例えば、新規設備投資であれば。以下のようにして会社の承認を求めています。

承認依頼：設備投資の承認依頼
その理由：販売計画に答えるために生産能力増強が必要なため。
根拠：
- 現販売計画と生産能力
- 今季販売計画と必要な生産量、不足する生産量
- 回収期間など
まとめ：残課題など

いかに、簡単に実例を挙げますね。

1.設備の内容：機械設備（メーカー名、型番）

金額：20億円

生産能力：100千単位

導入する部署：〇〇工場

購入時期：令和2年4月30日

2.その理由

市場環境の変化により販売計画がが上方修正されたことにより生産能力を増強する必要があるため

3.根拠

販売計画：2019年度実績 100千単位　→　2020年度計画 200千単位

生産能力：現在100千単位　→　必要能力200千単位

単位当たり増分キャッシュフロー（人件費増を考慮）：5千円

回収期間：20億円➗5千円 /単位x 100千単位　＝　4年間

4.まとめ

残課題：人員増：マネージャー5名(ライン長3名、出荷リーダー1名、管理リーダー１名）、従業員50名

かなり大雑把なストーリーですが、承認申請はこのパターンを通しています。いつも同じ構成すると、周りも慣れてくるので、初めて聞く案件でも伝わりやすいですよ。

情報をこまめに共有しよう

ちまたでは1分で話す技術なども話題になっていますが、僕のような凡人はなかなか高度なテクニックを使いこなせないものです。ですので、逐一上司に情報を流しています。トレイで偶然一緒になった時など、わずかな時間でも有効に活用して、仕事の進捗、ちょっと困っていることなど、対面で話すようにしています。特に意見がすれ違っている時は、メールは避けています。対面だと勇気がいるのですが、メールで意見交換をするとさらに溝が広がるんですよね。

まとめ

僕は非常に話し下手なのですが、仕事に関する話だけは理解してもらえるように話す自信があります。人に何かを伝えることは、センスではなく勉強と努力で磨くことができる技術ということです。

論理的に話すことができるか？聞かれてことに答えることようにしているか？は転職面接でもチェックされますので、日頃の仕事を通して磨くようにしましょう。きっと、仕事も転職もうまくいくようになりますよ。